Hvis du har ansvaret for planlægningen af arrangementer for din virksomhed, ved du, at det kan være et stort arbejde. Der er meget at tænke på, lige fra de store ting som at finde det perfekte sted og booke underholdning til de mindre detaljer som at sørge for, at catering er helt perfekt. Det er ikke underligt, at så mange mennesker synes, at planlægning af arrangementer er overvældende!
Men sådan behøver det ikke at være. Med en smule organisering og lidt forudgående planlægning kan du få styr på din eventplanlægning – og endda få lidt sjov i processen. Her er et par tips til at hjælpe dig i gang:
Den ’gode’ begivenhed
- Definer dine mål
Hvad håber du at opnå med denne begivenhed? Ønsker du at øge salget, øge kendskabet til dit brand eller noget helt andet? Når du ved, hvad dit mål er, kan du begynde at træffe beslutninger om alle andre aspekter af arrangementet med dette mål for øje.
- Opret et budget
Dette vil hjælpe dig med at sikre, at du ikke bruger for mange penge på et enkelt område af arrangementet. Bestem, hvor meget du er villig til at bruge på ting som mad, drikkevarer, dekorationer og underholdning, og hold dig så til det!
- Vælg en dato og et tidspunkt
Dette kan virke som en selvfølge, men det er vigtigt at vælge en dato og et tidspunkt, der passer både til dine deltagere og dit sted. Du skal også overveje ting som f.eks. helligdage og andre begivenheder, der kan være i konflikt med dine egne.
- Vælg et sted
Stedet er et af de vigtigste aspekter af ethvert arrangement, så tag dig god tid til at vælge det perfekte sted. Husk dit budget og antallet af deltagere, når du træffer din beslutning – du ønsker ikke at booke et lokale, der er for stort eller for lille til dine behov.
- Send invitationer ud
Når du har fået alle detaljerne på plads, er det tid til at begynde at sprede budskabet om dit arrangement! Send invitationer (elektronisk eller på papir) 6-8 uger i forvejen, så folk kan frigøre deres tidsplaner, hvis det er nødvendigt.
- Arrangér mad og drikkevarer
Ingen begivenhed er komplet uden forfriskninger! Samarbejd med et cateringfirma eller en restaurant for at finde ud af, hvad der passer bedst til dine behov. Og glem ikke desserten!
- Planlæg aktiviteter og underholdning
Afhængigt af hvilken type begivenhed du afholder, skal du sørge for, at der er masser at lave for dine gæster – ellers keder de sig måske hurtigt. Hvis det er en erhvervskonference, kan du overveje at hyre nogle engagerende talere eller afholde workshops; hvis det er en mere personlig sammenkomst, kan du overveje at hyre levende musik eller leje fotobokse eller andre sjove genstande/aktiviteter.
- Forbered dig på den store dag
I ugen før arrangementet skal du bekræfte alle leverandørkontrakter og sikre dig, at alle ved, hvad deres rolle er på selve dagen for arrangementet. Dette vil hjælpe tingene til at forløbe glat og forhindre, at der dukker overraskelser op i sidste øjeblik.
- hyg dig
Efter alt dit hårde arbejde er det endelig tid til at læne dig tilbage og nyde frugterne af dit arbejde! Tillykke med et veludført arbejde – og begynd derefter at planlægge næste gang.
Gør dit event til en succes
Med en smule forudgående planlægning og lidt organisering kan du afholde et vellykket arrangement, som alle vil nyde! Husk disse tips, næste gang du får til opgave at organisere en begivenhed for din virksomhed – de vil hjælpe dig med at sikre, at alt går glat af sig…